218埃卢西亚旗帜用户数据输入标准

理由是: 本文件的目的是传达365英国上市官网(大学)关于数据标准的政策及其员工对与横幅相关的数据标准的责任 OU美联社&p# 860信息安全 及大学的私隐声明 www.奥克兰.edu/policies-regulations/web-privacy. 理大于1997年采用的“埃卢西亚旗(旗)企业资源规划信息系统”，要求各行政管理职能相互依存，并要求所有输入和使用数据和信息的人都必须严格遵守数据输入标准. 查看 标准详细内容.

服务水平, 资料及资讯保安, 法律责任都是这项政策所关注的极其重要的问题. 学生和雇员税务识别号码或社会安全号码的输入和使用, 还有个人记录里的姓名和地址, 这一政策的主要关注点是什么.

政策: 所有使用和/或监督elucian 横幅系统用户的员工都有责任保护输入横幅的数据和信息的完整性.  以下程序定义了横幅共享数据委员会的角色和责任, 监事, 管理人员和个人之间的完整性数据共享横幅模块, 还有培训, 标准, 和数据控制，以确保数据的最高质量.

适用范围及适用性: 本政策适用于所有有权访问横幅数据的大学人员及其主管.

定义:

旗帜运营委员会: 横幅运营委员会的成员由管理人员组成, 主管和其他直接负责横幅系统运行的决策者.

横幅共享数据委员会: 横幅共享数据委员会的成员由管理人员组成, 董事, 负责数据输入和维护共享数据元素的主管和其他决策者.

共享数据: 共享数据是可以在多个位置输入和维护的横幅数据元素, 部门及分部. 这些元素包括General Person数据, 供应商数据, 组织数据, 公司数据和其他类似元素. 共享数据的示例包括姓名、身份证号、地址、电话号码等. 共享数据也可以以文件和文档的形式存在于横幅文档管理模块中.

程序:

主管和经理

1.  主管和经理有责任确保所有负责将数据和信息输入横幅系统的员工接受适当的培训来完成这项工作. 横幅共享数据委员会强烈建议所有员工每年复习培训材料并参加横幅数据输入标准考试. 培训包括, 但不限于, 旗帜导航培训, 对员工将使用的特定横幅模块进行培训, 对这项政策进行彻底的审查. 如果没有这些科目的正式培训活动, 则主管或经理必须通过其他方式对员工进行培训，然后员工才能开始在横幅系统中输入数据或信息. 要求所有工作职责包括维护数据输入标准中定义的共享数据的员工, 每年复习手册并参加《365英国上市官网》考试. 未能完成培训可能会导致对适用横幅访问权限的撤销.  

2.  主管和管理人员有责任确保整个部门的所有负责人员不断遵守这一政策和标准. 被告知违反这些标准的主管和经理必须迅速作出反应，纠正任何此类问题. The supervisor or manager is responsible for the controls and processes used by their Employees to enter data into the system; the accuracy of the data entered; and adherence to this policy and the data entry 标准.

3.  横幅共享数据委员会, 与人力资源部门合作, 开发培训和测试材料和文件, 以及进入横幅的数据标准. 委员会将酌情促进使用任何和所有横幅进程，以尽可能实现共享数据要素的最高数据完整性. 横幅共享数据委员会将根据特定的委员会收费来解决问题. 当主管或经理没有及时采取纠正措施时, 该问题应由横幅共享数据委员会向横幅运营委员会提出，并在横幅运营委员会中进行讨论，以便主要负责大学数据和信息的社区人员能够充分了解该问题. 横幅运营委员会将决定纠正措施的过程，负责的部门主管或经理应遵循横幅运营委员会制定的计划.

4.  如果问题继续存在并且没有得到部门的解决, 横幅运作委员会, 如有需要，人力资源部的代表也可以, 可以再讨论一下这个问题吗. 他们建议的纠正措施计划和问题的历史记录将被发送给负责的部门副总裁，并要求实施该计划.

5.  作为最后一步, 横幅运营委员会可以向大学校长发送报告和要求，要求采取纠正措施，并描述以前的行动和要求.

个人

1.  个人横幅用户有责任妥善保管, 他们输入横幅系统的数据和信息的质量和准确性. 他们必须学习和充分理解这些标准，他们必须作为大学信息和数据录入社区负责任的成员.

2.  当员工意识到问题时, 员工必须立即采取纠正措施以消除问题并纠正由其行为造成的不准确. 

3.  如果在员工的工作中发现并确定了问题, 注意到问题的个人应将问题报告给自己的主管, 然后谁应该与原员工的主管或经理讨论这个问题.

4.  适当的主管或经理应与员工讨论问题，并确定纠正问题和受影响的数据和信息的必要步骤, 记录讨论和预期行动.  要给这一行动一个最后期限.

5.  如果员工没有及时和紧急地纠正问题, 在采取任何纪律行动之前，主管应与人力资源部协商. 有关纪律处分程序的适当步骤，请参阅各自的集体谈判协议或《365英国上市官网》.

工作基本标准

1.  所有数据输入应包括跟踪检查，以确保输入的数据是正确的，符合这些标准.

2.  名称搜索以避免重复记录对于任何新名称进入横幅系统都是绝对必要的.

3.  数据上传到横幅系统和批量横幅过程运行必须伴随着适当的检查或编辑，以确保准确性和符合这些标准.  在生产环境中使用之前，应该彻底测试数据加载精度和批处理精度的验证. 数据验证应该在生产运行后进行.  负责上传的区域主管或经理负责验证数据加载和批处理的准确性，并审核结果.

4.  当财务数据输入横幅, 应进行适当的控制总账检查，以确保所输入财务数据的准确性.

5.  数据输入程序和流程必须在每次横幅发布后由操作主管或经理进行验证. 培训可能需要为所有工作人员准备一个新的横幅发布. 在授予横幅用户对其中一个*IDEN表单的修改访问权限之前, 他们将被要求参加并通过横幅数据输入标准考试.  横幅共享数据委员会强烈建议所有员工每年复习培训材料并参加横幅数据输入标准考试.

6.  必须认识到，大学内的许多其他人使用输入横幅的数据，每个员工必须是该社区的建设性成员. 该小组内部的协调和沟通对于确保工作的准确性和及时性至关重要, 而且不需要重新输入, 修改或技术修正.  仔细的数据输入通常可以节省大量的时间，并减少纠正措施的需要.

查看标准的详细内容.

相关政策及表格:

OU美联社&p# 860信息安全

附录:

横幅共享数据委员会负责人

横幅数据输入标准手册